Theo thống kê từ Restore.co.uk ngày 22/01/2019, số lượng giấy mà một nhân viên văn phòng trong một năm sử dụng có thể lên đến 10.000 tờ. Tuy nhiên, khoảng 6.800 tờ trong số đó thường là lãng phí.

Tuy nhiên, giấy mới chỉ là một trong số những nguyên nhân cơ bản khi nói đến các vấn đề lãng phí trong in ấn nói chung và lãng phí về vật tư (mực in) nói riêng.

Vậy đâu là những nguyên nhân gây ra các loại lãng phí trên?

1. In không đúng mục đích và in sai

Một khảo sát được tiến hành dựa trên các nhóm các nhân viên văn phòng của một group quảng cáo truyền thông (quy mô 100 người) đã cho thấy: 40% từng nhấn lệnh in nhưng chưa kiểm tra lại văn bản và kết quả là in sai, 25% thừa nhận từng in các tài liệu cá nhân. Nếu như rẻ nhất 1 bản in trắng đen bao gồm cả giấy và mực là 800đ/tờ thì 1 ngày nếu một nhân sự in trung bình 5 tờ nếu 1 công ty có 100 nhân sự, lãng phí 65% tức 325 tờ thì 1 ngày là 260,000đ và 1 tháng 20 ngày công là 5,200,000đ và 1 năm là 62,400,000đ. Tưởng tượng nếu công ty bạn 200, 500 nhân viên và nhu cầu in mỗi ngày cao hơn 5 tờ/người/ngày và in màu?

Trong thực tế, ngoài những yếu tố nói trên, lãng phí trong in ấn còn gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác quản lý và bảo mật về thông tin dữ liệu. Không ít các nhà quản trị, quản lý về Tài chính hay Hành chính – Nhân sự từng lên tiếng về các vấn đề tương tự trong những buổi hội thảo chuyên đề về chống lãng phí in ấn trong vận hành doanh nghiệp.

Anh Trần Công Nam, Giám đốc Nhân sự một doanh nghiệp vận chuyển Logistic cũng thừa nhận: “Mỗi ngày tại các máy photocopy và in ấn thường có khoảng 20 – 50 bản in không được sử dụng, trong đó thậm chí có cả những bản in hoàn toàn mang tính cá nhân của nhân viên. Đây thật sự là một loại lãng phí đáng được lưu tâm”.

2. Thiếu trang thiết bị hỗ trợ in tiết kiệm

Một nguyên nhân khách quan khác thường bị các doanh nghiệp lấy ra làm lý do và xem nhẹ. Đó là sử dụng nguồn máy móc, thiết bị không đảm bảo chất lượng, cũng như thiếu các chế độ bảo hành. Từ đó, thường xuyên dẫn đến các hư hỏng, qua đó gây lãng phí về cả thời gian, lẫn tiền bạc. Việc này xuất phát từ tâm lý không muốn đầu tư quá nhiều tiền vào các máy móc thiết bị trong văn phòng, vì vậy giải pháp thường là đi thuê hoặc mua lại dàn máy móc đã qua sử dụng.

Nếu tính theo công thức 300đ/ tờ thì nếu mỗi nhân viên lãng phí một ngày 10 tờ sẽ tương đương với việc công ty mất khoảng 30 triệu đồng/ tháng khi có khoảng 100 người như vậy. Con số này khi tính theo năm sẽ lên đến hàng trăm triệu đồng nếu không kịp xử lý phù hợp. Vì vậy, nếu được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại, phần mềm quản lý thông minh, doanh nghiệp sẽ vừa tiết kiệm được chi phí vật tư về lâu dài, lại còn được hỗ trợ về quản lý và bảo mật cho các phòng ban. Như vậy, về cơ bản việc lãng phí trong in ấn qua đó cũng được đẩy lùi.

3. Thiếu các phần mềm quản lý in ấn và số hóa tài liệu

Để hỗ trợ tối đa cho công tác phòng chống lãng phí và bảo mật dữ liệu trong in ấn thì các doanh nghiệp ngoài việc đầu tư vào trang thiết bị còn rất quan tâm đầu tư vào hệ thống phần mềm quản lý đi kèm. Lợi thế khi quản lý bằng hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu việc kiểm soát in ấn và bảo mật dữ liệu in.